PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA.. ITU APA?

A. Definisi Perencanaan SDM

Perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

Adapun menurut para ahli :

1.      Menurut Andrew F Sikula, perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi.

2.      Menurut Thomas H. Stone, perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi.

3.      Menurut John B. Miner dan Mary Green Miner, perencanaan sumber daya manusia dapat diuraikan sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat akan tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya.

B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal).

1.      Faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang tergolong faktor-faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing.

2.      Faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen pelaksanaan.

Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.

C. Elemen – Elemen Dan Peramalan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Ada beberapa elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

a) Tujuan

Bahwa tiap organisasi mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi.Dan demikian dengan aktifitas perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan berdasarkan pribadi/individu sekaligus organisasi.Tujuan ini harus memuat sumber daya yang representative untuk kepentingan jangka panjang organisasi. Faktor – factor yang harus diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah :

1.      Sejarah

2.      Kemampuan organisasi

3.      Lingkungan organisasi

4.      Focus pada pasar

5.      Dapat dicapai

6.      Dapat memotivasi

7.      Spesifik

b) Perencanaan organisasi

Kegiatan ini membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi perkembangan organisasi.Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi.Perencanaan harus mendukung fungsi – fungsi yang lain, seperti pengorganisasian, susunan kepegawaian, kepemimpinan, dan pengendalian.Perencanaan tidak hanya mempunyai sifat posotif, tapi memiliki sisi negative pula.Beberapa jenis perencanaan seperti, misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program, dan anggaran.

c) Audit Sumber Daya Manusia

Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan – kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi, atau organisasi. Manfaat audit sumber daya manusia, yaitu :

1.      Memberikan kontribusi pada departemen personalia organisasi

2.      Memberikan rasa orofesionalisme dan tanggung jawab di antara para karyawan

3.      Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik – praktik personalia.

4.      Menganalisis masalah – masalah personalia

5.      Mampu mengurangi biaya – biaya SDM melalui prosedur personalia yang ekfektif.

D. Tahap/Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Fungsi perencanaan merupakan fungsi dasar sebelum melakukan kegiatan yang selanjutnya. Perencanaan merupakan fungsi yang menduduki rating tertinggi dibandingkan dengan fungsi lain. Maka perencanaan harus dipublikasikan pada semua level manajemen agar jajaran operasional lebih memahami dan proaktif terhadap semua isu – isu strategis internal dan eksternal. Langkah – langkah dalam perencanaan sunber daya manusia, yaitu :

1. Proses sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan factor strategi dan tujuan organisasi.  Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan.

2. Setelah penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan SDM.

3. Strategi sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam mengantisipasi dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Strategi ini akan memberikan pedoman arah yang terarah dan jelas tentang bagaimana aktifitas sumber daya manusia dikembangkan.

4. Perencanaan SDM memberikan pedoman masa depan, guna menentukan dimana tenaga kerja dapat diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki karyawan.

E. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

a. Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek  sumber daya manusia atau terhadap keputusan bisnis.

b. Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang memengaruhi biaya sumber daya manusia menjadi tidak terkontrol.

c. Manajemen dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.

d. Manajemen memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia internal organisasi.

e. Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tentang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.

f. Memungkinkan penarikan karyawan baru secara ekonomis.

g. Koordinasi sumber daya manusia berjalan dengan lebih baik