PENGANTAR MANAJAMEN SUMBER DAYA MANUSIA.. APA SAJA?

A. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Serangkaian keputusan untuk mengelola hubungan ketenagakerjaan (calon pegawai, pegawai & pensiunan) secara optimal mulai dari rekruitmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan (kompensasi & kesejahteraan) dan pengembangan, (karir,  pendidikan &  pelatihan ) serta terminasi, untuk mencapai tujuan organisasi (memelihara dan meningkatkan performansi).

Menurut para tokoh Manajemen Sumber Daya Manusia didefinisikan :

Notoatmojo : Seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan-kegiatan SDM atau karyawan, dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Flippo : Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan SDM agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat.

Drs. Malayu Hasibuan .S.P : MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia) adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif untuk membantu  tujuan perusahaan,karyawan dan masyarakat.

B. Fungsi Operasional Manajemen Sumber Daya Manusia

Fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan basic (dasar) pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Fungsi operasional tersebut terbagi  5 ( lima ), secara singkat sebagai berikut:

1. Fungsi Pengadaan adalah  proses  penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan (the right man in the right place).
2. Fungsi Pengembangan adalah proses peningkatan ketrampilan teknis,teoritis,konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan latihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.
3. Fungsi Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak lansung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa (output) yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak sesuai prestasi dan tanggungjawab karyawan tersebut.
4. Fungsi Pengintegrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, sehingga tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan.Dimana Pengintegrasian  adalah  hal  yang  penting  dan  sulit  dalam  MSDM,  karena mempersatukan dua aspirasi/kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan.
5. Fungsi Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 ( Keselamatan dan Kesehatan Kerja ).

C. Peran Strategik Manajemen Sumber Daya Manusia

Perubahan teknologi yang sangat cepat, memaksa organisasi untuk menyesuaikan diri  dengan  lingkugnan usahanya. Perubahan tersebut telah menggeser fungsi-fungsi manajeman sumber daya manusia yang selama ini hanya dianggap sebagai kegiatan administrasi,  yang  berkaitan  dengan  perekrutan  pegawai staffing ,coordinating  yang dilakukan oleh bagian personalia saja. Saat ini manajeman SDM berubah dan fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi lainnya di dalam organisasi, untuk bersama-sama  mencapai  sasaran  yang  sudah  ditetapkan  serta  memiliki  fungsi perencanaan yang sangat strategik dalam organisasi, dengan kata lain fungsi SDM lama menjadi lebih bersifat strategik. Oleh karenanya manajemen SDM mempunyai kewajiban untuk : memahami perubahan  yang  semakin  komplek  yang  selalu  terjadi  di  lingkungan  bisnis,  harus mengantisipasi perubahan teknologi, dan memahami dimensi internasional yang mulai memasuki bisnis akibat informasi yang berkembang cepat. Perubahan paradigma dari manajemen SDM tersebut telah memberikan fokus yang berbeda dalam melaksanakan fungsinya di dalam organisasi. Ada kecenderungan untuk mengakui pentingnya SDM dalam organisasi dan pemusatan perhatian pada kontribusi fungsi SDM bagi keberhasilan pencapaian tujuan strategi  perusahaan.  Hal  ini  dapat  dilakukan  perusahaan  dengan  mengintegrasikan pembuatan keputusan strateginya dengan fungsi-fungsi SDM maka akan semakin besar kesempatan untuk memperoleh keberhasilan.

Tingkat  integrasi  antara  perencanaan  strategis  dengan  fungsi-fungsi  SDM terwujud dalam empat macam hubungan :

1. Hubungan Administrasi, Disini manajer puncak dan manajer fungsional yuang lainnya menganggap fungsi SDM relatif tidak penting dan memandang manusia bukan sebagai keterbatasan maupun aset perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis.
2. Hubungan Satu Arah, Terdapat hubugan skuensial antara perencanaan strategis dengan fungsi-fungsi SDM. Fungsi SDM merancang program dan sistem untuk mendukung tujuan strategis perusahaan. Jadi SDM bereaksdi terhadap inisiatif strategis tetapi tidak memiliki pengaruh, karena meskipun sudah dianggap penting namun belum dianggap sebagai mitra bisnis yang strategis.
3. Hubungan Dua Arah, Ditandai dengan hubungan resiprokal dan saling ketergantungan antara perencanaan strategi dengan SDM. Fungsi SDM dipandang penting dan dapat dipercaya. SDM berperan  dalam  penentuan  arah  strategis  perusahaan  dan  sudah  dijadikan  mitra strategis.
4. Hubungan Integratif, Ditandai oleh hubungan yang dinamis dan inter aktif antar fungsi-fungsi SDM dan perencanaan strategis. Disini manajer SDM dipandang sebagai sebenar-benarnya mitra bisnis staregis dan dilibatkan dalam keputusan strategis.

D.  Faktor Pendorong Pembentukan Intergasi Yang Efektif

1. Lingkungan : Kekuatan lingkungan yang sangat berperan dalaam persaingan yang semakin meningkat, perubahan teknologi dan perubahan femografi tenaga kerja.

2. Sejarah dan kultur organisasi : Budaya organisasi yang berorientsi pada sumber daya manusia yang kuat mampu mengembangkan hubungan alamiah antara kegiatan sumber daya manusia dengan perencanaan strategis.

3. Strategis : Strategi pemusatan pada satu jenis bisnis inti dapat memacu potensi bagi terciptanya  hubungan perencanaan strategis dengan sumber daya manusia yang semakin  integratis  karena  memungkinkan  dikembangkannya  dan  diterapkannya program dan sistem sumber daya manusia di seluruh perusahaan.

4. Struktur : Penempatan unit sumber daya manusia dalam struktur organisasi, senior eksekutif sumber daya manusia di beri status sama seperti direktur fungsional lainnya.

5. Keterampilan dan Nilai yang dianut eksekutif : Sumber daya manusia memiliki pengetahuan yang baik mengenai bisnis dan mampu memberikan masukan kedalam proses perencanaan strategis.

6. Keterampilan dan Nilai yang dimiliki Karyawan : bantuan fungsi SDM yang diterima manajemen untuk memecahkan masalah ketenagakerjaan akan menguatkan pentingnya fungsi SDM.

7. Sistem Manajemen yang meliputi sistem imbalan, sistem komunikasi dan informasi SDM sehingga SDM dan perencanaan strategi akan semakin terintegrasi jika para senior eksekutifnya memiliki persentase yang substansial konpensasi menanggung resiko.

8. Sistem Komunikasi yang memiliki tujuan membangun kesadaran manajer terhadap tujuan   strategis   perusahaan   dan   mendorong   mereka   mendorong   mereka mengembangkan motivasi  bawahannya  didukdung  dengan  database  SDM  yang dikembangkan dengan baik.

Menurut Nkomo (1980) evolusi manajemen SDM melewait tiga tahap, yaitu ;

1. Defenisi  Stage : Yaitu  ketika  manajer  personalia  menyelenggarakan  program - program yang kurang memberikan manfaat untuk kengurangi kekacauan karyawan dan kemungkinan perpecahan.
2. Perencanaan  Manpower : Dalam tahap ini  digunakan  kebutuhan  pekerja  dan perekrutan seleksik, training untuk menjamin terpenuhinya target Manpower.
3. Manajemen SDM Strategis : Ketika manajer SDM seharusnya lebih pro aktif dalam memecahakan masalah manajemen perusahaan dan dalam memberikan kontribusi efektivitas organisasional yang lebih besar.

E. PARADIGMA LAMA Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia yang biasanya disebut manajemen personalia, selama ini memiliki fungsi spesialisasi yang berkaitan dengan kegiatan adaministrasi bagian karwayan, yakni dalam masalah dengan perekrutan, pelatihan dan pengupahan dan sebagainya. Hasil yang diperoleh dari pengelolaan SDM yang baik dapat dipastikan bahwa karyawan yang direkrut telah memenuhi kriteria yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan bagian produksi, bagian fungsional  lainnya  dan  menerima imbalan yang sesuai. Di sini  terlihat  bahwa paradigma lama dari  manajemen SDM lebih banyak melayani manajemen fungsional yang lain dalam organisasi, seperti fungsi pemasarna, keuangan, produksi atau lainnya.

Dengan berubahnya lingkungan bisnis yang diakibatkan oleh perubahan teknologi serta  dampak globalisasi,  maka merupakan keharusan bagi manajemen SDM untuk merubah perannya gar memiliki fungsi yang lebih strategi dalam organisasi. Oleh sebab itu departemen SDM harus menajalankan peran baru dan berkerjasama dengan menajer lini lainnya untuk membuat perencanaan secara terpadu yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.  Perencanaan  secara  terpadu  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  organisasi. Perubahan tersebut terjadi berkaitan dengan (Schuler, 1990).

1.  Perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat dan tingginya tingkat ketidakpastian

2.  Kemauan beradaptasi secara cepat untuk memprediksi perubahan yang tidak terduga

3.  Peningkatan biaya, karena persaingan untuk memperoleh keuntungan yang tinggi.

4.  Perubahan teknologi yang cepat menyebabkan meningkatnya permintaan karyawan

dengan skill yang lebih baik melalui pendidikan dan pelatihan.

5.  Organisasi lebih kompleks berkaitan dengan produk, geografi, fungsi bisnis maupun

konsumen (pasar).

6.  Respon  terhadap  kekuatan  eksternal  berkaitan  dengan perundang-undang  dan

religulasi, proses peradilan, serta peraturan lainnya.

7.  Perubahan struktur organisasi  yang lebih fleksibel, lebih rata (flater) dan  lebih

(leaner)  menyebabkan jumlah karyawan dan tipe pekerjaan yang dihadapi berbeda.

8.  Meningkatnya persaingan dan kerjasama internasional

9.  Terdapat diversitas dari angkatan kerja

Akibat perubahan-perubahan tersebut, SDM harus mampu beradaptasi dengan cepat untuk memprediksi perubahan yang tidak terduga dengan perubahan paradigma lama ke paradigma baru karena perubahan tersebut juga, menyediakan kesempatan baik bagi manajemen SDM maupun manajer lini.

F. PARADIGMA BARU Manajemen Sumber Daya Manusia

Perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat dan komplek seperti demografi, geografis,  jenis  bisnis,  lingkungan  hidup,  serta  dampak  globalisasi,  mengharuskan organisasi untuk beradaptasi secara cepat dengan lingkungan yang turbulens dengan bersikap  proaktif.  Artinya  manajeman  SDM  harus  mampu  mengantisipasi  berbagai perkembangan yang sedang dan akan terjadi, kemudian melakukan berbagai tindakan untuk menjawab tantangan tersebut, yang pada akhirnya dapat menciptakan keunggulan kompetitif  yang  tidak  dimiliki  oleh  organisasi  lainnya,  mengingat  bentuk-bentuk kompetisi tradisional seperti biaya produksi rendah, peningkatan teknologi, kecepatan distribusi, efisisensi produk serta pengembangan produk yang berkualitas akan mudah ditiru oleh pesaing.

Dengan tuntutan seperti ini, merupakan keharusan bagi MSDM untuk merubah peranannya yang berorientasi pada “result”. Dengan demikian Departemen MSDM harus berperan sebagai mita bagi manajemen fungsional lainnya atua dengan manajer lini, artinya MSDM harus terlibat aktif dalam perencanaan, pengelolaan serta pengendalian organisasi yang berkaitan dengan alokasi dan pengembangan SDM. Perubahan peran tersebut dari sistem kerja yang responsive menjadiproaktif, dan sktruktur fungsional ke struktur yang lebih fleksibel danmelaksankan kebijakan strategis. Hal ini menjadi sumber daya manusia mempunyai peran penting untuk kesuksesan bisnis yang dikaitkan dengan peningkatan laba, kemampuan bersaing, daya adaptasi juga fleksibelitas.

G. Peran Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Meraih Keunggulan Kompetitif

Agar tujuan sumber daya manusia memberikan kontribusi yang lebih besar bagi organisasi untuk meraih keunggulan kompetitif diperlukan strategi yang tepat dalam perencanaan SDM secara terpadu. Kegiatan dari strategi SDM didasarkan kerjasama antar departemen SDM secara terpadu. Kegiatan dri strategi SDM didasarkan kerja sama antar departemen  SDM dengan manajer lini  serta  keterlibatan  manajemen  puncuk  dalam menjelaskan visi dan misi organisasi yang dapat dijabarkan dalam tujuan bisnis yang strategi.                                                              

Tujuan utama dari strategi ini sangat meningkatkan kinerja sekarang dan yang akan datang secara  berkesinambungan  sehingga  dapat  mempertahankan  keunggulan kompetitifnya.  Proses  pengembangan  stategi  MSDM  memberikan  keuntungan  bagi organisasi, yaitu :

a. Mendefenisikan kesempatan kendala MSDM dalam mencapai tujuan bisnisnya

b. Memperjelas gagasan baru terhadap isu-isu MSDM yang berorientasi pada hasil dan memberi persepktif yang lebis luas

c. Melakukan tes komitmen manajemen pada kegiatan, menciptakan proses pengalokasian SDM untuk program dan kegiatan yang spesifik

d. Memfokuskan pada kegiatan jangka panjang yang dipilih dengan mempertimbangkan prioritas pertama untuk 2 atua 3 tahun mendatang.

e. Melakukan  strategi  yang  memfokuskan  pada  pengelolaan  fungsi  SDM  dan pengembangan staff yang berkat.

Departemen SDM dapat menciptakan keunggulan kompetitif dengan empat pendekatan,yakni:

1. Strategic Patner menjadi mitra menajer senior dan manajer lini dalam melaksanakan strategi yang telah direncanakan, menterjemahkan strategi bisnis ke dalam tindakan nyata  dengan  diagnosis  organisasi,  yakni  sistem  penilaian (assessmen) dan pengabungan praktek organisasi dengan tujuan bisnis yang dapat dibentuk pada setiap level organisasi.
2. Administrasi  Expert,  Menjadi  ahli  dalam  mengatur  pelaksanaan  pekerjaan  serta efisiensi administrasi agar dihasilkan output dengan biaya rendah namum kualitas terjamin.  Upaya  ini  dapat  dilakukan  dengan  rekayasa  ulang (reengineering), termasuk  merekayasa  kembali  bidang  SDM.  Menjadi  pakar  administrasi  perlu menguasai dua fase rekayasa kembali. Pertama, proses perbaikan, menfokuskan pada indentifikasi proses-proses yang tidak efektif dan merencanakan metode alternative untuk  meningkatkan  kualitas  pelayanan.  Kedua    memikirkan  penciptaan  ulang (rethinking value creation values) yang prosesnya dimulai pelanggan. Sehingga dapat mengubah focus kerja  dari  apa  yang dapat  dilakukan  menjadi  apa  yang harus dihasilkan.
3. Employee Champion, Menjadi penengah antara karyawan dan manajemen untuk memenuhi kepentingan dua belah pihak. Dengan persaingan bisnis yang semakin kuat menyebabkan tuntutan menajemen terhadap karyawan semakin tinggi. Oleh karena itu manajer lini harus memperhatikan keadaan  karyawan  yang berkaitan dengan. Pertama,  kurangi tuntutan (demand) dengan cara mengurangi beban kerja dan menyeimbangkan dengan sumber daya yang dimiliki oleh karyawan. Kedua, tingkatan sumber daya dengan membantu karyawan mendefenisikan sumber daya baru (dalam  dari  karyawan) sehingga mereka dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan organisasi. Ketiga,mengubah tuntutan menjadi sumber daya dengan cara membantu karyawan mempelajari transformasi demand ke dalam sumber daya.
4. Agent of Change, Menjadi agent perubahan, mempertajam proses dan budaya yang dapat meningkatkan kapasitas organisasi untuk berubah. Terdapat tiga tipe perubahan yaitu : pertama, perubahan inisiatif, memfokuskan pada penerapan program, proyek tau prosedur  baru.  Kedua  perubahan  proses dalam organisasi  dengan memfokuskan kepada cara bagaimana melakukan kerja sama optimal. Ketiga, perubahan budaya akan terjadi jika strategi dasar organisasi bisnis dikonseptualkan kembali. Keempat hal tersebut merupakan peran baru dari Departemen MSDM   yang  akan dapat meraih keunggulan kompetitif dengan kerja sama dengan manajer lini dan manajer pucak. Keunggulan kompetitif akan dicapai dengan tiga strategi yaitu : inovasi (innovation),  peningkatan kualitas (quaity  enhancement) serta penurunan biaya (cost reduction).

Read More

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA.. ITU APA?

A. Definisi Perencanaan SDM

Perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

Adapun menurut para ahli :

1.      Menurut Andrew F Sikula, perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi.

2.      Menurut Thomas H. Stone, perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi.

3.      Menurut John B. Miner dan Mary Green Miner, perencanaan sumber daya manusia dapat diuraikan sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat akan tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya.

B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal).

1.      Faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang tergolong faktor-faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing.

2.      Faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen pelaksanaan.

Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.

C. Elemen – Elemen Dan Peramalan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Ada beberapa elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

a) Tujuan

Bahwa tiap organisasi mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi.Dan demikian dengan aktifitas perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan berdasarkan pribadi/individu sekaligus organisasi.Tujuan ini harus memuat sumber daya yang representative untuk kepentingan jangka panjang organisasi. Faktor – factor yang harus diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah :

1.      Sejarah

2.      Kemampuan organisasi

3.      Lingkungan organisasi

4.      Focus pada pasar

5.      Dapat dicapai

6.      Dapat memotivasi

7.      Spesifik

b) Perencanaan organisasi

Kegiatan ini membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi perkembangan organisasi.Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi.Perencanaan harus mendukung fungsi – fungsi yang lain, seperti pengorganisasian, susunan kepegawaian, kepemimpinan, dan pengendalian.Perencanaan tidak hanya mempunyai sifat posotif, tapi memiliki sisi negative pula.Beberapa jenis perencanaan seperti, misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program, dan anggaran.

c) Audit Sumber Daya Manusia

Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan – kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi, atau organisasi. Manfaat audit sumber daya manusia, yaitu :

1.      Memberikan kontribusi pada departemen personalia organisasi

2.      Memberikan rasa orofesionalisme dan tanggung jawab di antara para karyawan

3.      Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik – praktik personalia.

4.      Menganalisis masalah – masalah personalia

5.      Mampu mengurangi biaya – biaya SDM melalui prosedur personalia yang ekfektif.

D. Tahap/Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Fungsi perencanaan merupakan fungsi dasar sebelum melakukan kegiatan yang selanjutnya. Perencanaan merupakan fungsi yang menduduki rating tertinggi dibandingkan dengan fungsi lain. Maka perencanaan harus dipublikasikan pada semua level manajemen agar jajaran operasional lebih memahami dan proaktif terhadap semua isu – isu strategis internal dan eksternal. Langkah – langkah dalam perencanaan sunber daya manusia, yaitu :

1. Proses sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan factor strategi dan tujuan organisasi.  Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan.

2. Setelah penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan SDM.

3. Strategi sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam mengantisipasi dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Strategi ini akan memberikan pedoman arah yang terarah dan jelas tentang bagaimana aktifitas sumber daya manusia dikembangkan.

4. Perencanaan SDM memberikan pedoman masa depan, guna menentukan dimana tenaga kerja dapat diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki karyawan.

E. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

a. Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek  sumber daya manusia atau terhadap keputusan bisnis.

b. Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang memengaruhi biaya sumber daya manusia menjadi tidak terkontrol.

c. Manajemen dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.

d. Manajemen memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia internal organisasi.

e. Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tentang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.

f. Memungkinkan penarikan karyawan baru secara ekonomis.

g. Koordinasi sumber daya manusia berjalan dengan lebih baik

Read More

COMPLAINT LETTER & APPLICATION LETTER

A.    COMPLAINT LETTER

Complaint letter is a letter to a company or supplier of goods and services as a result of services or goods we buy are not in accordance with what we expect or not good. the claims are made when consumers feel uncomfortable with some things, such as:

1.      Delay goods is a destination that is far from the promised producer.

2.     The amount of goods ordered is not in accordance with the number of items sent or received by consumers.

3.      The quality of goods is not in accordance with the expected consumer.

4.      There was damage to the goods when delivered.

5.      Service employees who are not in accordance with the customer wants.

However, complaints or any form of claim will certainly not be easily accepted by the receiving party complaints. Need to be accompanied by some evidence that we are consumers who are experiencing disappointment because of some complaints. To formalize a claim letter to the letter of trade, as it is required, it also attaches receipt of payment when the purchase. Thus, if the evidence is enough, consumers can also take the following action:

1.      Cancel the purchase of goods.

2.      Ask the rebates on producers.

3.      Goods are damaged or lost, can be accounted for by compensation in the form of new stuff.

4.      Damage to goods or other complaints form can be held with any loss due to the corresponding amount.

Interest Complaint Letter

To convey the incompatibility of a service, goods, etc. As a consumer, expect no action from the company to handle the complaint. And as a criticism of the company so as not to repeat mistakes in the future.

The function of the Complaint Letter is to change an unacceptable situation. Writing a letter requires more time than making a phone call. People who get a complaint letter know this. They really read letters of complaint, unlike voice mail which is often ignored. Letters of complaint are often written for businesses, organizations, government agencies, schools and news departments.

Effective Complain Letter must:

·         Short

·         Authoritative

·         Factual

·         Constructive

·         friendly

The main benefit of the complaint letter is to explain the problem. It is very important that the complaint letter clearly describes the problem and tells the recipient to be responsible. Write without rambling. Describe facts without anger. Next, give a way out to the recipient. Offer a possible solution to this problem. Make a reasonable one, like asking for a refund or credit.

Whereas the complained party must answer the complaint letter with the complaint letter/response letter (Response Letter). Some letters of complaints from customers are justified, and some can be outrageous. Without conducting a full investigation, the complained company cannot find out whether the complaint is legitimate or not. Therefore, every complaint must be examined carefully before reaching a conclusion about the situation. This process may take time, so sending a letter to an angry customer is an ideal way to inform him that the company has received a complaint and is investigating the situation.

Example:

B.     APPLICATION LETTER

An application is a letter that functions to apply for a job in a company or in a body. A cover letter is also referred to as CV or Curricullum Vitae or Job Application Letter. Usually a CV is sent with a job application or resume that will be sent to the destination company.

An application letter in English must be written in accordance with certain rules. There are several tips in writing a CV. Cover letter in English:

·         In making a cover letter, avoid inappropriate language such as slang or technical jargon.

·         Using short, short, and short paragraphs.

·   Check spelling, grammar and punctuation carefully. Some employers routinely choose job applications that contain these errors.

·       The usual command structure sends a job or email that is used to give a title as a title, or into the first sentence of a letter, using a reference code if there is one. This will ensure that your application letter can go directly to the right person in the organization.

·       You also have to mention where you see the vacancy or where you see the vacancy.

Example:

QUESTIONS OF COMPLAINT LETTER:

1.   How do you follow the complaints in the report? It will be accepted and proceeded to the authorized parts, then dealt for solutions that don't harm the buyer and seller.

2.      How to convince the company to the truth complaint?

a.       Through evidence of transactions

b.      Include purchase receipt

c.       If the complaint, damage can include photographic evidence, and show the agreement

3.   What to do if the complaints were never addressed the company? Can through legal channels such as the police.

4.   Why does it take countermeasures based on the complaint? So that customers get satisfaction from the company's service and reliability of customers.

5.      How do I file a complaint against the service? By letter of complaint.

QUESTIONS OF APPLICATION LETTER:

1.     Where come from application letter addressed ? 8 Sue Circle, Smithtown, CA 08067

2.  What strenghts that would support that position (based on the letter above) ? Successfully designed

3.    An application is a letter that functions to ? Apply for a job in a company or in a body. A cover letter is also referred to as CV or Curricullum Vitae or Job Application Letter.

4.    An application letter is also referred to ? As CV or Curricullum Vitae or Job Application Letter.

5.    Who sent the application letter above? John Donaldson.

Reference:

1.  http://fauziahsiskomp.blogspot.com/2011/12/tugas-bahasa-inggris-2-complaint-letter.html

2.  http://icampusindonesia.com/2017/02/10/9-contoh-application-letter-cv-bahasa-inggris/

Read More

INQUIRY LETTER AND ORDER LETTER

1.      Inquiry Letter

An Inquiry Letter is a type of request letter or request for information about a product, service, job opening or other business information. This function is to display information sources such as newspapers, magazines or electronic media about current products / services with the information needed.

At present it is an initial step from a company from various parties. In this letter, there are a number of things discussed by the service provider / product which is a question from the buyer in order to help the buyer to find out information about the product / service. These things include:

a.       Name and type of product

b.      Product specifications, namely; type, size, quality, capacity etc.;

c.       Price of the unit.

d.      Discounts;

e.       How to pay from the buyer to the seller;

f.       How to deliver products from seller to buyer, and

g.      Convenience that may be obtained by the buyer, such as a warranty and others.

Example of An Inquiry Letter:

2.      Order Letter

An Order Letter is a letter from a prospective buyer to the seller whose contents ask for a quote. That is, prospective buyers ask through a letter so that the seller formally offers him an offer. With the offer from the seller, the prospective buyer will find out the price, the terms of sale and purchase, and a description of the goods or services to be purchased. This is the purpose of the prospective buyer writing a letter requesting an offer to the seller. If the prospective buyer already knows the condition of an item / service and the price and purchase conditions, of course he does not need to ask for a quote from the seller.

An Order Letter is required in formal trade which requires official official procedures in writing. A large company as a seller, for example, does not simply serve requests for offers via telephone. Letters of request for offers are often the initial stages of the process of business transactions. Through the order letter the prospective buyer asks or asks for information about the goods or services that will be bought. As a reaction, the seller explains the things that the buyer wants to order and finally the business transaction occurs as the peak of the buying and selling process.

Remember that all relevant information must be given in the order letter. This is like more business and of course helps to prevent reading errors to compile a table of items needed. As a guide for compiling an order letter you must fulfill:

a.       Reference to a source of information

b.      List of products to be ordered

c.     Quantity, quality, price, catalog number (if any) (quantity, quality, price, catalog number (if any))

d.      Details of delivery and payment (delivery and payment details)

e.      An order number (order number)

The order letter is used to order goods according to the amount needed by the company either by using the official order form or not. There are two ways to make an order letter, namely:

a.       Order without using official order form

b.      Order by using the official order form

Ordering without using an official order form can be done by simply writing a letter with all the order details by directly entering into the letter. Thus, this letter functions as an order letter, so the content must be clear, concise and direct to the destination.

While in large companies, in general, it is usually done by using an official order form. Every time you want to make an order, you can fill in the available fields. Order forms or often called purchase orders (PO) usually consist of:

a.       No. (number)

b.      Unit price

c.       Description / items

d.      Amount

e.       Quantity

f.       Delivery date

g.      Type

h.      Terms of payment

Example of An Order Letter:

Question about Inquiry Letter:

1.    What is the position of Lidiya Ratry Sukma?

Lidiya Ratry Sukma as a Purchase Manajer

2.     What did Mrs. Lidiya Ratry Sukma ask for?

Latest catalogue, method of the payment and the method the delivery.

3.     When was the letter typed?

The letter was typed at 17th Februari 2014

4.     How did Mrs. Lidiya Ratry Sukma know the advertisement?

Mrs. Lidiya knows the advertisement from Lampung Post two days ago and saw Violeta Ladies' shoes displayed at the exhibition.

5.     Did Mrs. Lidiya Ratry Sukma intend to buy the product?

Yes, she Did. She intend to buy the product and she sure that their will place their regular orders in future.

Question about Order Letter:

1.     What items does the Electronic Store want to order?

TV, Laptop, Washing Machine and Printer.

2.     When will Toko Elektronik pay off the payment?

Toko Elektronik will pay off the payment after the order arrives.

3.     When is the PT Cemerlang offer letter sent to the Toko Elektronik?

PT Cemerlang's offer letter was sent to the Toko Elektronik on February 7, 2018.

4.     How many items ordered by the Toko Elektronik?

The number of items ordered is 17 units.

5.     What are the expectations of the Toko Elektronik?

Toko Elektronik hopes that the order will arrive within one week after the letter is received by PT Cemerlang.

Reference:

https://gerryghost.wordpress.com/2013/11/05/inquiry-letter-and-order-letter/

https://www.studybahasainggris.com/contoh-inquiry-letter-atau-surat-permintaan-dalam-bahasa-inggris/

Read More